Wir, die membra GmbH, verarbeiten Ihre Daten für die im Folgenden genannten Zwecke. Uns ist der Schutz Ihrer Daten dabei sehr wichtig. Gerne können Sie sich mit Ihren Fragen und Anregungen an uns wenden. Nutzen Sie hierfür den genannten Kontakt.

Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung der erfassten Daten durch Ihren Vertragspartner (z.B. Ihren Arbeitgeber). Die Verantwortung liegt bei Ihrem Vertragspartner, bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte direkt an ihn.

1. Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung

1.1 Verantwortlich ist:

membra GmbH
Energie-Allee 1
55286 Wörrstadt

+49 (0) 6732 - 979 90 - 0

1.2 Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

ink solutions GmbH
Jörn Hedderich, Danilo Terrasi
Grafenstr. 31a
64283 Darmstadt

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um unsere Webseite „membra-gmbh.de“ betreiben und unsere Lösung membra anbieten zu können. Sie können sich auf unserer Webseite für unsere Anwendung registrieren. Sofern Ihre Vertragspartner dies anbieten, können Sie membra auch ohne Registrierung nutzen, um z.B. einzelne Termine zu buchen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, sich mit einem bestehenden Account einzuloggen. Für diese Funktionen verarbeiten wir ebenfalls personenbezogene Daten.

3. Art der verarbeiteten Daten

3.1 Datenverarbeitung für unsere Anwendung membra

Um unsere Leistung erbringen zu können, ist es erforderlich, dass wir folgende Daten von Ihnen verarbeiten:

  • Persönlichen Stammdaten (u.a. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum)
  • Kontaktdaten (u.a. Adresse, eMail-Adresse, Telefonnummer)
  • Zugangsdaten (u.a. Benutzername und Passwort)
  • Zugehörigkeitsdaten (u.a. Hierarchie, Vorgesetzte)
  • Daten zur Zeiterfassung (u.a. Uhrzeiten, Arbeitgeber, Kostenstellen, Auswertungen der Zeiterfassung, Fehlzeiten, Krankheits- / Urlaubstage)
  • Vertragsabrechnungsdaten (u.a. Soll-Ist-Vergleichsdaten von Einsatzzeiten)
  • Antrags- / Planungsdaten (u.a. Einsatzplanung)
  • Kunden-bzw. Mitgliedsdaten (u.a. Namen, Adressen, Zahlarten)

Diese genannten Datenkategorien werden unabhängig davon verarbeitet, ob Sie sich in Ihrem nichtöffentlich zugänglichen Nutzerkonto von membra befinden oder in einem öffentlich zugänglichen Bereich (Nutzung ohne Login/Registrierung).

Ihre Vertragspartner haben mit diesen Daten die Möglichkeit, bestimmte Vertragsleistungen, die Sie mit Ihren Vertragspartnern vereinbaren, abzubilden (z.B. Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft). Ihre Vertragspartner können anhand der Daten erkennen, in welchem Status sich Ihr Verhältnis befindet (z.B. registrierte Mitgliedschaft).

Ebenfalls bestimmt Ihr Vertragspartner über die technische Implementierung von membra in die eigene Umgebung. So kann es z.B. vorkommen, dass Sie E-Mails Ihres Vertragspartners aus unserer Domain heraus (membra.de) erhalten.

3.2 Für den Betrieb unserer Webseite

Für den Betrieb unserer Webseite verarbeiten wir folgende Daten:

  • Technische Daten (u.a. Daten zu Ihrem Endgerät, IP-Adresse)
  • Session Cookies

Für die Verbesserung unserer Webseite setzen wir ein Webanalyse-Tool ein. Durch dieses Tool erheben wir Daten bezüglich Ihrer Nutzung unserer Webseite. Diese Daten sind z.B.:

  • die Herkunftsdomain,
  • die Länge des Aufenthalts,
  • die IP-Adresse oder
  • Informationen zum genutzten Endgerät.

Diese Daten werden ausschließlich zur statistischen Erfassung und Auswertung der Web-seitenbesuche verarbeitet. Eine Weiterverarbeitung, zum Beispiel für Werbezwecke, erfolgt nicht. Wir nutzen hierfür das plattformunabhängige Tool „AWStats“.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur im erforderlichen Umfang. Dabei übermitteln wir Daten nur an Dritte, die uns bei unserer Leistungserbringung unterstützen. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Ihnen Werbung anzuzeigen.

Diese Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO zur statistischen Analyse des Besucherverhaltens für die bedarfsgerechten Gestaltung unserer Webseite. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich innerhalb von Deutschland auf unseren Servern.

Eine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung (Artikel 22 DSGVO) findet nicht statt.

3.3 Für Ihre Kontaktaufnahme

Im Falle einer Kontaktaufnahme durch Sie über das Kontaktformular auf unserer Webseite verarbeiten wir die dort von Ihnen eingegebenen Daten:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Telefon
  • Unternehmen
  • Den Inhalt des Feldes „Ihre Nachricht an uns“

Im Falle einer Kontaktaufnahme zwecks Terminvereinbarung durch Sie verarbeiten wir die dort von Ihnen eingegebenen Daten:

  • Name
  • Unternehmen
  • Internetpräsenz
  • Telefon und E-Mail-Adresse
  • Eigene Angaben aus Freitextfeldern
  • Angegebene Informationen zum Termin, z.B. gewünschte Terminerinnerung oder Art des Termins

Für diese Terminvereinbarung nutzen wir das Tool „eTermin Online Terminplaner“ der eTermin GmbH.

Diese Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO zur Ermöglichung der Kontaktaufnahme.

4. Kategorien von Empfängern

Um unsere Lösung membra anbieten zu können, ist es erforderlich, unseren Auftraggebern bestimmte Daten zu übermitteln. Unsere Auftraggeber, das sind Ihre Vertragspartner, die Sie bei Nutzung von membra mit Ihrem Account verknüpfen können. Evtl. wurde die Verknüpfung zu Ihrem Vertragspartner bereits hinterlegt, als Ihr Account eingerichtet wurde. Die von Ihnen verknüpften Vertragspartner erhalten Zugriff auf die entsprechenden Daten aus Ziffer 3.1. Wir übermitteln diese Daten auch an Ihre Vertragspartner, wenn Sie einen öffentlich zugänglichen Bereich (Nutzung ohne Login/Registrierung) nutzen. Wir sind dabei als Auftragsverarbeiter Ihrer Vertragspartner tätig.

Welche Daten von den in Ziffer 3.1 genannten an Ihre Vertragspartner übermittelt werden, liegt im Ermessen Ihres Vertragspartners als unsere Auftraggeber. Es werden jedoch ausschließlich die für die Leistungserbringung erforderlichen Daten übermittelt.

Wir arbeiten zudem mit verschiedenen Dienstleistern (z.B. externe Rechenzentren) zusammen. Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung übermitteln wir Ihre Daten an diese Dienstleister. Unsere Dienstleister erhalten nur die Daten, die sie für die entsprechende Dienstleistung benötigen.

Ihre Daten verlassen dabei niemals das Gebiet der Europäischen Union.

5. Rechtsgrundlage und Dauer der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nach Einrichtung Ihres Accounts oder bei Nutzung eines öffentlich zugänglichen Bereichs (Nutzung ohne Login/Registrierung) zur Vertragserfüllung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO). Diese rechtlichen Verpflichtungen sind z.B. Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse ist hierbei die Verbesserung der Nutzererfahrung unserer Services sowie der Betrieb der Webseite „membra-gmbh.de“.

Wir speichern Ihre Daten, solange es für die vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Ist eine Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich, löschen wir Ihre Daten. Eine Löschung nehmen wir nicht vor, wenn die – befristete – Datenverarbeitung weiterhin erforderlich ist. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre Daten eingeschränkt. Dies kann zu folgenden Zwecken der Fall sein:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Kreditwesengesetz (KWG) und das Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
  • Erfüllung unserer Auftragsverhältnisse.

6. Ihre Datenschutzrechte

Bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunfts- und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach den §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO, § 40 BDSG).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an datenschutz@membra.de richten. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Sie können das Löschen/Sperren und Berichtigen Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Auskunftserteilung über diese Daten unter der Kontaktadresse unseres Datenschutz-beauftragten (siehe Ziffer 1.2) veranlassen.